Warum die DSGVO für Ihr Unternehmen wichtig ist

Wenn Sie Rechnungen, Verträge, Bewerbungen oder auch nur gelegentlich Visitenkarten erhalten, verarbeiten Sie wahrscheinlich personenbezogene Daten. Die DSGVO ist kein fernes Problem nur für Großunternehmen – sie gilt genauso für Freelancer und kleine Unternehmen. Wer sein Dokumentenmanagement von Anfang an richtig angeht, schützt sein Unternehmen und sorgt für zufriedene Kunden. Aber wie sieht das "richtige" Vorgehen im Arbeitsalltag überhaupt aus?

Sensible Dokumente nach DSGVO: Was zählt dazu?

Zur Klarstellung: Sensible Dokumente enthalten personenbezogene Informationen – Mitarbeiterdaten, Kundendaten, Finanzdetails, medizinische Unterlagen, selbst Lebensläufe. Die DSGVO regelt streng, wie solche Dokumente erhoben, gespeichert, verarbeitet und gelöscht werden. Das klingt nach viel Aufwand, ist mit den richtigen Routinen und Tools aber einfacher als gedacht.

Das Wichtigste: Dokumente sicher speichern und handhaben

• Zugriffskontrolle: Nur wer es wirklich braucht, sollte auf Dokumente zugreifen können.
• Sichere Speicherung: Starke Passwörter und verschlüsselte Laufwerke oder vertrauenswürdige Cloud-Dienste nutzen.
• Minimale Aufbewahrung: Daten nicht länger aufbewahren als notwendig. Erinnerungen setzen, um alte Dateien regelmäßig zu prüfen und zu löschen.
• Sicheres Teilen: Niemals sensible Dateien über unsichere Kanäle wie offene E-Mails versenden. Besser: Links mit Ablaufdatum oder verschlüsselte Anhänge.

DSGVO-konforme Dokumenten-Workflows: So bleibt es einfach

Das Rad muss nicht neu erfunden werden: Die meisten DSGVO-Anforderungen lassen sich mit ein paar Best Practices und den passenden SaaS-Tools erfüllen. So könnte ein datenschutzfreundlicher Workflow aussehen:

1. Empfangen und sortieren: Sobald ein Dokument eingeht (per E-Mail oder Scan), speichern Sie es an einem sicheren, übersichtlichen Ort.
2. Wesentliches extrahieren: Nur die wirklich benötigten Daten verarbeiten. Mit einem Dokumentenextraktionstool wie manyparse können Sie automatisch nur die relevanten Informationen aus PDFs, gescannten Dokumenten oder sogar Bildern herausziehen – und den Rest ignorieren.
3. Dokumentenverwaltung: Dateien klar beschriften (z. B. „Rechnung – Mai 2024“), doppelte Kopien vermeiden und Löschfristen notieren.
4. Überprüfen und löschen: Regelmäßig kontrollieren, welche Dokumente nicht mehr benötigt werden, und diese sicher löschen. Sicherstellen, dass Backups aktuell sind und alte Sicherungen ebenfalls zuverlässig gelöscht werden.

Tipps für Freelancer und kleine Unternehmen

Sind Sie überfordert? Damit sind Sie nicht allein! Hier kommen ein paar praktische Ideen, die den Alltag erleichtern:

• Tools mit Bedacht wählen: Nicht jeden Cloud-Dienst nutzen – auf Speicherort und Datenschutzmaßnahmen achten.
• Nicht verkomplizieren: Die DSGVO verlangt keine endlosen Richtlinien, sondern einfache, beständige Schutzmaßnahmen im Alltag.
• Sich (und das Team) weiterbilden: Kurze, regelmäßige Erinnerungen oder Checklisten sind effektiver als einmalige, langwierige Schulungen.
• Automatisieren, wo möglich: Das Extrahieren und Sortieren von Dokumentendaten mit Tools wie manyparse minimiert Risiken und vermeidet Fehler.

DSGVO-FAQs rund um die Dokumentenverarbeitung

• Brauche ich immer die Einwilligung des Kunden für jedes Dokument? – Nicht immer, aber ein klarer Zweck und Information an den Kunden sind wichtig. Für die meisten Geschäftsdokumente ist eine schriftliche Einwilligung optimal.
• Was, wenn ein Kunde die Löschung seiner Daten verlangt? – Dann müssen Sie dem nachkommen (sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, z. B. für steuerliche Zwecke).
• Ist das Scannen und Extrahieren von Daten riskant? – Nur, wenn Sie unsichere oder unverschlüsselte Tools nutzen. Zuverlässige Plattformen verarbeiten Ihre Daten sicher und transparent.
• Lässt sich die DSGVO automatisieren? – Automatisierung hilft, die Verantwortung liegt aber weiterhin bei Ihnen. Die passenden Tools automatisieren das sichere Extrahieren, Sortieren und Löschen von Daten.

Fazit: DSGVO muss nicht kompliziert sein

DSGVO-Konformität soll keine zusätzliche Belastung im Arbeitsalltag sein. Mit ein paar guten Gewohnheiten und anwenderfreundlichen Tools können Sie sich auf Ihre Arbeit statt auf Papierkram konzentrieren. Fangen Sie klein an: Prüfen Sie, wie Sie Dateien speichern und teilen, und automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben sicher. Wenn Sie das Extrahieren von sensiblen Infos aus PDFs oder Bildern stressfrei gestalten möchten, probieren Sie manyparse kostenlos aus. Oft ist der einfache Weg auch der sichere Weg!